PENGALAMAN MENJADI DUTA ARSIP DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

 MENGENAL KEISTIMEWAAN YOGYAKARTA MELALUI ARSIP

Keistimewaan Yogyakarta menjadi salah satu pesona Indonesia di mata dunia, keberadaan kerajaan besar menjadikan Yogyakarta sebagai pusat perkembangan kebudayaan. Lembaga kearsipan mempunyai peran penting dalam pemeliharaan arsip dan pelestarian pengetahuan sejarah Yogyakarta mulai dari masa Mataram Kuno, Mataram Islam, hingga masa Kraton Yogyakarta dan Pura Pakualaman.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta menjadi salah satu tempat dimana kita dapat menemukan arsip-arsip penting perjalanan Yogyakarta. Arsip kadang dipandang sebagai benda kuno yang harus disimpan dan jarang sekali dibuka. Namun, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mempengaruhi cara mempelajari dan menikmati arsip. DPAD DIY dikepalai oleh Dra. Monika Nur Lastiyani, M. M. melaunching Diorama Arsip Jogja pada Februari 2022, dimana arsip keistimewaan Yogyakarta dibumikan dan diperkenalkan kepada masyarakat dalam bentuk kekinian.

Diorama Arsip Jogja menceritakan Yogyakarta selama kurun waktu 430 tahun, mulai dari masa Panembahan Senopati hingga masa kini pada era Hamengkubuwono X yang dibagi kedalam delapan belas ruangan. Melalui ruangan-ruangan tersebut pengunjung dibuat seperti berjalan dilorong waktu dengan disuguhi berbagai macam interpretasi arsip dalam bentuk karya lukisan, patung, foto, hologram, duplikasi manuskrip, dan film. Pengalaman interaksi dengan arsip dibeberapa ruangan juga disuguhkan menggunakan augmented reality dan immersive technology.

DPAD DIY menobatkan lima Duta Arsip pada 31 Juni 2022 yang terlibat dalam program dan kegiatan kearsipan di DPAD, yang juga mempunyai tugas untuk memperkenalkan arti dan fungsi arsip. Dalam perjalanannya Duta Arsip telah dilibatkan dalam kegiatan pameran arsip Mangayubagyo Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur DIY periode 2022-2027. Duta Arsip juga terlibat sebagai pendamping Kapanewon Banguntapan Bantul dan Mahasiswa Jurusan Arsip UGM dalam acara Wisata Sadar Arsip DPAD DIY dimana peserta diajak mengunjungi Depo Arsip DPAD DIY, Kraton Yogyakarta, Pura Pakualaman dan Diorama Arsip Jogja. Wisata Sadar Arsip mengedukasi peserta tentang tata pengelolaan, restorasi, penyimpanan dan layanan arsip di lingkup Daerah Istimewa Yogyakarta.

Kesempatan menjadi Duta Arsip memperluas horizon tentang arsip, memotivasi diri untuk berkembang mempelajari ilmu kearsipan, sejarah, kebudayaan, seni dan ilmu baru lainnya baik yang datang dari ahli Indonesia maupun ahli luar negeri. DPAD DIY bekerjasama dengan Mahasiswa Kedokteran UGM yang menjadi tuan rumah Asian Medical Students’ Exchange Program (AMSEP) Chapter Philippine. Pada akhir acara tersebut 13 Agustus 2022, pengalaman berharga bagi saya sebagai Duta Arsip diberi kesempatan untuk memperkenalkan budaya dan sejarah Indonesia melalui Diorama Arsip Jogja. Pengalaman menarik lainnya adalah ketika DPAD mengundang pembicara nasional maupun internasional dalam kegiatan rapat koordinasi maupun seminar kearsipan.

Pada 29 Agustus 2022, Duta Arsip DIY berkesempatan mengikuti Rapat Koordinasi Penyusunan Naskah Sumber Arsip Perjalanan Kembalinya Naskah Kasultanan Yogyakarta dari Inggris ke Yogyakarta. Pembicara dalam rakor tersebut antara lain Peter Carey sejarawan Inggris, Eko Suwanto DPRD DIY, Trisundari purna bakti Kabid Arsip Statis DPAD DIY dan dimoderatori oleh Waluyo Kardiman dosen Vokasi Kearsipan UGM. Penyusunan naskah sumber arsip tersebut dimulai saat Pemda DIY tahun 2014 mencoba melacak manuskrip dan naskah Kraton Yogyakarta saat peristiwa Geger Sepehi ke British Library. Naskah dan manuskrip yang berhasil dilacak dan menyerahkan file tersebut dalam bentuk digital kepada ngarsa dalem Hamengkubuwana X.

Peter Carey menyampaikan bahwa naskah Indonesia yang ada di British Library ada sekitar tujuh puluh lima naskah manuskrip yang berasal dari Kasultanan Yogyakarta dan sebagian lainya adalah koleksi pribadi dari Rovet. Manuskrip tersebut sudah digitalisasi dan dapat di akses website www.bl.uk, beberapa naskah sudah dicetak oleh DPAD DIY dan dapat dibaca di ruang Layanan Arsip. Tahun 1988 Inggris sudah membuat microfilm naskah-naskah tersebut dan menyerahkannya kepada Kasultanan Yogyakarta, tetapi saat beliau datang ke Widya Budaya Perpustakaan Kraton untuk mempelajari arsip tentang pangeran Diponegoro microfilm tersebut sudah tidak bisa dibuka. Belajar dari hal tersebut Carey mengkritik sistem penyimpanan dan perawatan arsip di Indonesia supaya dilakukan berdasarkan standar internasional agar arsip tetap terjaga dengan baik. Tidak hanya itu, kritik terhadap masyarakat Indonesia yang masih sangat minim untuk mempelajari naskahnya sendiri. Kebanyakan buku, jurnal dan penelitian internasional mengenai naskah Indonesia justru ditulis oleh orang asing. Peter Carey menyarankan agar naskah manuskrip Indonesia dapat diduplikasi, ditransliterasi, dan dipopulerkan menjadi bentuk karya film, kartun, dipelajari, ditulis kembali dan diajarkan kepada masyarakat.

Eko Suwanto, DPRD DIY, menyampaikan saat melacak naskah Kraton Yogyakarta di British Library. Beliau menggambarkan penyimpanan dan pengelolaan arsip di perpustakaan tersebut sangatlah baik. “Pegawai British Library betul-betul merawat dan memperlakukan arsip dengan baik, salah satunya adalah tidak boleh membawa handphone, memotret atau memvideo naskah kuno karena cahaya dapat mempengaruhi suhu ruangan.” terang Eko. Sayangnya di Indonesia belum menerapkan peraturan ketat tetang arsip, bahkan di Indonesia dan Yogyakarta sendiri belum ada anggaran dan perhatian yang cukup untuk merawat, meneliti, mendigitalisasi dan merenovasi ruangan penyimpanan arsip menjadi berstandarisasi internasional.

Theresia Trisundari, purna bakti Kabid Arsip Statis DPAD DIY memaparkan kegiatan saat pelacakan manuskrip Kraton Yogyakarta tersebut. Hal menarik dari penyampaian beliau ketika memperlihatkan Serat Menak Kraton Yogyakarta yang kemungkinan ditulis oleh Ratu Ageng Tegalrejo, permaisuri Hamengkubuwono I berada di British Library. Serat tersebut menceritakan tentang perjalanan heroik Amir Hamzah, paman Nabi Muhammad yang kurang lebih tertuang dalam tiga ribu halaman. Menurut pak Kardiman serat tersebut yang mengilhami pangeran Diponegoro melakukan perang Jawa untuk melawan penjajah. “Pak Lohya menjadi donatur dalam pendigitalisasian Manuskrip Kraton Yogyakarta yang kemudian pada 20 Maret 2018 British Library melaunching katalog Java Manuscript.” terang bu Theresia.

Arsip adalah harta karun yang berharga dan salah satu benteng peradaban bangsa. Arsip dan keistimewaan Yogyakarta saling mengisi dan menyempurnakan. Perjalanan berharga menjadi Duta Arsip DIY sehingga dapat mengetahui cerita yang terkandung didalam arsip itu sendiri maupun perjalanan pengelolaan arsip di Indonesia. Dibalik perjalanan tersebut masih banyak PR dalam pengelolaan arsip agar dapat terjaga dan ilmu di dalamnya dapat dipelajari dan dapat diwariskan sebagai kekayaan Indonesia. Yang terpenting adalah bagaimana mengedukasi masyarakat dalam penyimpanan arsip, membudayakan untuk membaca, mempelajari arsip sehingga manfaatnya dapat dipetik melalui Gerakan Sadar Arsip. DPAD DIY menjadi salah satu tempat dimana masyarakat mempelajari arsip melalui ruang Layanan Arsip dan Diorama Arsip Jogja. Selain itu di gedung Depo Arsip masyarakat bisa mendapat layanan menyalin arsip dan merestorasi arsip pribadi maupun instansi. Salam Arsip!